Niet elk webinar is bedoeld voor een breed publiek. Een interne update voor het personeel, een sessie met de ondernemingsraad, een aandeelhoudersbijeenkomst, of een exclusieve sessie voor een selecte groep klanten, in al deze gevallen wil je juist géén open inschrijving, maar een besloten omgeving waar alleen uitgenodigden bij kunnen. Een besloten webinar organiseren vraagt om iets meer dan het uitzetten van een link. Dit artikel loopt langs waar je op moet letten: van toegangsbeheer tot de beveiliging van de omgeving zelf.
Wat maakt een webinar "besloten"?
Bij een open webinar meldt iedereen zich vrij aan via een publieke registratiepagina. Bij een besloten webinar draai je dat om, dus alleen wie is uitgenodigd, kan meedoen. Maar dat kan op verschillende manieren: een
persoonlijke, unieke link per deelnemer, een wachtwoord, of met een vooraf goedgekeurde deelnemerslijst.
De juiste aanpak hangt eigenlijk af van hoe gevoelig de sessie is. Voor een interne teamupdate is een unieke link vaak voldoende. Voor een aandeelhoudersvergadering of een sessie met concurrentiegevoelige informatie wil je een strakkere controle, met verificatie van wie daadwerkelijk inlogt.
Toegangsbeheer is meer dan alleen een linkje delen
Een link die je "niet deelt" is geen toegangscontrole, die kan alsnog doorgestuurd worden. Iedereen weet wat daar mee kan gebeuren. Wie een webinar echt besloten wil houden, kijkt naar een paar concrete oplossingen:
Persoonlijke, unieke registratielinks
Dit gaat per deelnemer, zodat een doorgestuurde link niet zomaar door een ander gebruikt kan worden.
Vooraf goedgekeurde deelnemerslijsten
Echt alleen de mennsen die op de lijst staan krijgen toegang.
Wachtwoordbeveiliging
Dit betreft een extra laag, die je kunt inrichten icm andere genoemde onderdelen. Deze is vooral handig bij grotere groepen waar individuele links minder praktisch zijn.
Zichtbaarheid op wie daadwerkelijk aanwezig was
Hier wordt het voor veel bedrijven interessant. Op het moment dat je achteraf kunt verantwoorden wie de sessie heeft bijgewoond. Dit is relevant bij bijvoorbeeld een OR-vergadering of interne compliance-sessie.
Whitelisting op e-maildomein
Dit is eigenlijk een uitbreiding van de controle, waarbij alleen aanmeldingen vanaf goedgekeurde domeinen (bijvoorbeeld @jouwbedrijf.nl of de domeinen van een vaste groep partners) worden toegelaten. Dit is met name bruikbaar bij interne sessies of besloten bijeenkomsten met een vaste kring organisaties, waar je niet elke deelnemer individueel wilt goedkeuren maar wel wilt voorkomen dat willekeurige buitenstaanders zich aanmelden.
Hoe gevoeliger de inhoud, hoe meer van deze lagen je wilt combineren. Bij een interne teamsessie is domein-whitelisting vaak al voldoende; bij een aandeelhoudersvergadering combineer je dat liever met persoonlijke links en een vooraf goedgekeurde lijst.
De omgeving zelf: waar draait het webinar eigenlijk?
Toegangsbeheer regelt wíe binnenkomt. Minstens zo belangrijk is waar de sessie technisch plaatsvindt. Een besloten webinar op een platform met gedeelde infrastructuur is een tegenstrijdigheid: je beperkt de toegang aan de voordeur, maar de onderliggende omgeving deel je alsnog met andere organisaties.
Voor gevoelige sessies, zoals interne strategie, financiële updates, personeelsgerelateerde onderwerpen, telt niet alleen wie erbij kan, maar ook hoe de data van die sessie is opgeslagen en verwerkt. Dat raakt dezelfde vragen als bij de AVG: waar staat de opname, wie heeft er toegang tot de deelnemersgegevens, en is de omgeving geïsoleerd van andere klanten?
Zie ook: Webinars en de AVG voor een dieper overzicht van deze vragen.
Praktische aandachtspunten voor besloten webinars
Naast toegang en omgeving zijn er een paar praktische punten die vaak over het hoofd worden gezien:
Opname en bewaartermijn.
Een besloten sessie blijft besloten, ook na afloop. Bepaal vooraf wie de opname mag terugkijken en hoe lang die bewaard blijft.
Q&A en chat
Bij gevoelige onderwerpen wil je soms dat vragen alleen zichtbaar zijn voor de organisator, niet voor alle deelnemers onderling.
Sprekersinstructies
Zorg dat sprekers weten dat de sessie besloten is, dat beïnvloedt wat ze wel en niet kunnen delen tijdens de uitzending.
Test vooraf met een kleine groep
Vooral bij nieuwe toegangsmechanismen wil je zeker weten dat uitgenodigden ook daadwerkelijk zonder gedoe kunnen inloggen.
Nog even dit
Een besloten webinar organiseren draait eigenlijk om twee lagen: wie er binnenkomt, en waar de sessie technisch plaatsvindt. Toegangsbeheer regelt de voordeur, maar de onderliggende omgeving zoals, gedeeld of geïsoleerd, bepaalt hoe besloten de sessie werkelijk is.
Wil je zien hoe OnlineWebinar besloten sessies ondersteunt met betrekking tot toegangsbeheer, whitelisting
en een dedicated, geïsoleerde omgeving? Neem contact met ons op of boek een demo.